أولاً: بيانات الطلاب :
يتم إدخال بيانات الطلاب في( برنامج معــارف ) وفق الوثائق الرسمية ( الهوية الوطنية أو جواز السفر ) لكل طالب مع تحري الدقة ومراعاة ما يلـي :
أن يسجل رقم السجل المدني في خانة رقم الطالب والمكون من عشرة أرقام .
أن تكتب أسماء الطلاب طبقاً لبطاقة ( الهوية الوطنية أو جواز السفر )0 والحرص على كتابة بن أو ابن إن وجدت في بطاقة الطالب . مثال : إذا كان اسم الطالب خماسياً :
الاسم الأول
اسم الأب
اسم الجد
اسم العائلة
اسم الطالب
بن أو ابن + اسم الأب
بن أو ابن + اسم الجد
الفخذ + القبيلة
أن يسجل في خانة بيانات عن هوية الطالب ( رقم الحفيظة وتاريخها ومصدرها للسعوديين ، ورقم جواز السفر وتاريخه ومصدره لغير السعوديين ).
أن يسجل مكان الميلاد و تاريخ الميلاد باليوم والشهر والعام طبقاً لـ ( الهوية الوطنية أو جواز السفر) .
عند وجود جنسية لم ترد ضمن الجنسيات تضاف جنسية ( أخرى ) ويتم إبلاغ المركز كتابياً موضحاً عن ذلك ليتولى مسؤول المركز التعديل .
ثانياًً: درجات المـــواد :
التأكد من إدخال جميع درجات المواد التحريرية للطلاب المنتظمين ( نهاري – ليلي) :
( الفصل الأول( اختبارات قصيرة- مشاركة – نهاية ) الفصــل الثاني (اختبارات قصيرة – مشاركة ) )
إدخال درجات مواد التقويم المستمر ( القرآن الكريم والمطالعة والإنشاء والتربية البدنية ) كاملة لكل فصل دراسي على حدة من خمسـ(50)ـين درجة .
إدخال درجات مادة المكتبة والبحث والحاسب الآلي مفصلة (5+15+30 ) لكل فصل دراسي على حدة .
إدخال واحتساب درجات السلوك والمواظبة لكل فصل دراسي على حدة من خمسـ(50)ـين درجة .
ثالثاًً: المطلوب تجهيزه وإرساله لمركز اختبارات الثانوية العامة :
من( برنامج معــــارف ) يتم إعداد الآتي :
طباعة بيانات الطلاب عن طريق ( شؤون الطلاب – تقارير – كشف بأسماء طلاب الصف الثالث الثانوي )، ومراجعتها وتوقيع كل طالب على صحة بياناته مع تحري الدقة القصوى .
طباعة درجات الطلاب عن طريق ( الاختبارات- الدور الأول – التقارير – طباعة الكشوف ) ومن طباعة الكشوف( المسودة ) يتم اختيار الصف ثم جميع الفصول ثم اختيار الفصل الثاني ثم أنواع الدرجات التالية : الفصل الأول(اختبارات قصيرة - مشاركة – نهاية ) الفصل الثاني (اختبارات قصيرة – مشاركة – نهاية ) ــ المجمــــوع الكلي ( من 100 ) .
التأكيد على تكوين لجنة داخل المدرسة لمراجعة بيانات و درجات الطلاب وتدقيقها والتأكد من سلامتها من الأخطاء وتوثيقها من اللجنة والتصديق عليها من قبل إدارة المدرسة .
من برنامج صيانة بيانات معارف وبعد وضع وسائط التخزين في المحرك الخاص يتم نسخ بيانات معارف وفق التالي :( العام الدراسي الحالي – تجهيز الملفات للنسخ – النسخ _ اختبار النسخ ).
رابعاُ: ملاحظات عامــــة :
أن يكون لإدارات التعليم المرتبطة بمركز الاختبارات منسق يقوم بتجميع البيانات والدرجات على وسائط التخزين المناسبة للمدارس التابعة لإدارته وإيصالها مجتمعة للمركز واستلام أرقام الجلوس .
عند وجود تشابه أو تطابق في الاسم الرباعي أو الخماسي لبعض الطلاب تتحمل المدارس المسؤولية الكاملة عن ذلك بإبلاغ مسؤول المركز خطياً وهاتفياً وإرسال صور واضحة من بطاقة الأحوال للأسماء المتطابقة .
أن تكون وسائط التخزين المنسوخ عليها بيانات ودرجات الطلاب جديدة وأن لا تتعرض للحرارة أو الضغط وأن يكتب اسم المدرسة وتاريخ النسخ وتوقيع مدير المدرسة وختم المدرسة على الملصق وهو خارج وسائط التخزين ثم يلصق على وسائط التخزين حتى لا يتأثر بالكتابة أو ضغط الختم ، والتأكد من سلامة وصلاحية وسائط التخزين مع كتابة البيانات اللازمة عليه قبل إرسالها إلى المركز .
يتم إصدار أرقام الجلوس عند وصول البيانات والدرجات ووسائط التخزين سليمة ومكتملة مباشرة وتسليمها لمندوب المدرسة .
الالتزام بالنماذج المرفقة والمرسلة للمدارس من المركز واستكمال جميع بياناتها وتوثيقها واعتمادها فيما يختص بالآتي : محضر الغياب – محضر الغش – كشوف التسليم – تقارير سير الاختبار .
على كل مدرسة تأمين احتياجاتها الفعلية من أوراق الإجابة والظروف البلاستيكية قبل بدء الإختبار بوقت كافٍ ، عن طريق قسم المستودع بالإدارة .
يجب على الملاحظين في اللجان التأكد من كتابة الطالب لجميع بياناته في الجزء المخصص له على ورقة إجابته ، وتركها خاليه يحمل الملاحظين مسؤولية ذلك .
يراعى عند تجميع أوراق الإجابة من الطلاب ترتيبها حسب تسلسل أرقام الجلوس .
التأكيد على إرسال أوراق الإجابة إلى المركز يومياً بعد الإنتهاء من تجهيزها دون تأخير ، على أن يكون الشخص الذي يوصل إرساليات المدرسة إلى المركز مناولةً على دراية تامة بمحتوياتها .
أن يراجع الطالب بياناته الشخصية في كشف الدرجات عند استلامه والتأكد من صحتها ، وعند اكتشاف خطأ عليه مراجعة مركز الاختبارات بما يثبت وجود الخطأ في مدة أقصاها أسبوع من تاريخ إعلان النتيجة في الصحف المحلية .
سوف يتم بمشيئة الله تسليم أو إرسال كشوف درجات الطلاب الناجحين وكشوف المكملين للمدارس بعد مضي أربعة أيام من إعلان النتيجة في الصحف المحلية وذلك عن طرق البريد أومناولة لمدير المدرسة أو من يفوضه مدير المدرسة بخطاب رسمي بذلك
غير متصل
